Skattedagen är snabb närmar sig. Att vara en affärsägare är underbar på så många sätt, men det kommer med sin egen uppsättning unika utmaningar; Skatter är en av dem. Borta är dagarna med enkla avhållanden och 1040ez arkivering. Nu hanterar vi specificerade avdrag, avskrivningar, företagskostnader och spårning av körsträckor. Men låt inte detta avskräcka från att förverkliga din dröm om att äga ditt eget företag! Med några enkla verktyg och lite förändring av din vanliga rutin kommer 15 april inte längre att vara ett fruktat datum!
Att hålla sig organiserad är nyckeln till att minska stressen. Scrambling för kvitton och dokument i sista minuten gör det bara värre. Här är några idéer som kan hjälpa dig att hålla dig organiserad, maximera dina avdrag, minska möjligheten att granska och andas lite lättare under skatteperioden:
Separat företag från nöje
Det enklaste sättet att hålla personalkostnaderna skilda från företagskostnader är att upprätthålla separata finansiella konton (både bankkonton och kreditkort). Om du inte är helt i stånd att öppna ett andra bankkonto, överväga att minst ha två kreditkort: ett för företag och ett för personligt. Detta kan vara en extra fördel genom att personifiera ditt kort med en bild eller logotyp som representerar ditt företag. Många institutioner tillåter dig att ladda upp en bild för att lägga till ditt kredit- eller betalkort; överväga att använda den här funktionen för att marknadsföra ditt företag.
Capture kvitton
För de av er som lagrar kvitton i en skobox, gör dig redo för deflöde! Tekniken går framåt snabbare än de flesta av oss kan fortsätta. Tack och lov, IRS har hoppat på bandwagon och accepterar digital dokumentation för specificerade avdrag och kostnader. Det finns många smartphone-applikationer tillgängliga som gör att du kan ta en bild av ditt kvitto och lägga till noteringar, kategorier, klientuppgifter etc. Två av de mest mångsidiga, användarvänliga och omfattande är Expensify * och Expen $ er **. Båda dessa program låter dig fånga en bild av kvitton, lägga till kommentarer och exportera information till användbara rapporter. För dem som underhåller kunder och har därtill relaterade utgifter, tillåter dessa appar för kommentarer om vad som diskuterades under mötet. Detta är enormt viktigt om du skriver av dessa kostnader.
Maximera avdrag för ditt hemkontor
Om du har ett hemmakontor är du berättigad till betydande avdrag. IRS möjliggör avdrag för vissa hemkostnader baserat på den procentandel av utrymme som ditt kontor upptar i ditt hem. Rekommendationen är att mäta de exakta dimensionerna på ditt kontor för att beräkna kvadratmottagningen. Var noga med att dokumentera detta med en skiss eller bild noterad med måtten. När du har beräknat utrymmet kan du tillämpa denna procentandel på din hyres- / hypotekslån och vissa verktyg.
Förenkla din telefonanvändning
Det här kan tyckas vara ett så uppenbart föremål, men jag har blivit uppmanad av flera personer hur jag specificerar min telefon som en affärsutgift, eftersom det också är en personlig användning. Det enklaste och bästa sättet jag har hittat är att välja tre månader från året och gå igenom motsvarande telefonräkningar och markera personlig vs. företagsamtal. Vissa mobiltelefonleverantörer erbjuder en exporterbar telefonräkning (till ett Excel-kalkylblad) som gör att du kan manipulera informationen för att beräkna telefonanvändningen. Annars får du ut ol-kalkylatorn och börjar lägga till. Du kan använda dessa siffror för att projicera en genomsnittlig användning för året. Om en revision begärs, behåll dessa räkningar till hands med dina noteringar för att stödja ditt avdrag.
Spåra körsträcka
Om du använder ditt fordon för affärsändamål, får du vissa avdrag baserat på användningen. IRS ger två alternativ: dras av faktiska utgifter eller drar avdrag för körbranschen. Enligt min erfarenhet ger de andra alternativen större avdrag och, tror det eller inte, är lättare att spåra. Beroende på hur detaljerat du är kan du hålla en inloggning i ditt fordon och spåra din vägmätare i början och slutet av varje resa som är relaterad till din verksamhet. Ett annat alternativ är att använda en körspårningsapplikation på din smartphone (det finns en miljon där ute, alla med samma funktioner och funktionalitet. I stället för att lista dem alla rekommenderar jag att du försöker få några tills du hittar en som passar dig.). Denna metod kräver också att du loggar dina mätmätare avläsningar men kan också spara frekventa adresser så att du enkelt kan lägga till regelbundna resor. För mig använder jag en genomsnittlig inställning: Jag håller en digital kalender där jag lägger till möten och affärsrelaterade utflykter. Nyckeln är att fånga din kilometertestning innan du startar det här projektet. I slutet av månaden åker jag tillbaka och beräknar avståndet för varje tur och jämför den siffran med den totala användningen. Återigen, om du kan göra det i tre månader (antingen i följd eller ej), ger det dig en ganska korrekt andel av företagsanvändning / personligt bruk. Förutom att kunna skriva av fordonsutgifter är körsträckan en annan stor självrisk!
Organisera möten och relaterade utgifter för senare referens
Som jag nämnde ovan kommer det att göra ditt liv så mycket enklare för senare referens och särskilt för skatteförberedelser att hålla en separat kalender för ALLA dina affärsrelaterade möten / resor / ärenden / etc. Om det någonsin är några frågor om var du gick eller vem du såg, kommer det att lösa så många problem att du registrerar varje aktivitet som kalenderpost. I min praxis använder jag även dessa poster för att fånga körda körningar, anteckningar om evenemanget och en anteckning om eventuella utgifter som kan ha uppkommit från evenemanget (dvs diskussionsämnen under en affärsmat). Att hålla allt på ett ställe reducerar definitivt det kaos och förvirringen som kan uppstå under skattesäsongen.
Att förbereda skatter är aldrig ett roligt projekt. Att skapa en plan för dig själv för att hålla dig organiserad och spåra dina företagsutgifter gör att processen blir så lättare i slutändan. Fortsätt före matchen genom att noga undersöka dina tillgängliga avdrag. Det finns så många resurser tillgängliga för egenföretagare och småföretagare. Small Business Administration (sba.gov) är en utmärkt källa för att hitta mer information om skatteansökningar. till och med rekommendationer för lokala skattpersonal som kan hjälpa till.
För fler lösningar på att hålla sig organiserad och effektiv, var god kontakta mig på [email protected].
Columnist Jessica Baggot bor nära San Francisco, CA och arbetar som en oberoende organisationsutvecklingskonsulent. Hún specialiserar sig på effektivitet och produktivitetskonsulting, vilket hjälper småföretag att fokusera sina ansträngningar för att öka intäkterna. Jessica deltog vid University of California i Davis där hon studerade psykologi och internationella relationer.