Den genomsnittliga personen skickar och tar emot någonstans runt 205 e-postmeddelanden per dag. Det är en ganska överraskande statistik, är det inte
Men när du tar några minuter att tänka på det, är det faktiskt inte den där upprörande. Vi är alla ganska besatta av våra inkorgar. Personligen har jag sex e-postkonton, och jag brukar känna att jag inte kan gå iväg från någon form av skärm i mer än två minuter utan att ett nytt e-mail ger mig väg till mig.
Det är oundvikligt att när vi hela tiden översvämmas med nya meddelanden som dyker upp i våra inkorgar blir det alltför lätt att låta e-etiketten glida lite. Andяthat presenterar inte alltid ett problem! Egentligen är det inget fel med att hålla dina meddelanden lediga när du svarar på en vän om lunchplaner eller ber om recept från din mamma. Faktum är att det skulle vara ganska konstigt om du var otroligt polerad och formell i dessa e-postmeddelanden.
Men när de avslappnade och avkopplade e-postvanorna börjar ta sig in i din professionella korrespondens, till exempel ett mejl som åtföljer en arbetsansökan eller en begäran om en informativ intervju, så kan du börja bli slarvig och till och med lite lat.
Så, om du har börjat bli lite för laks med dina meddelanden, är det förmodligen dags för en snabb uppdatering på etiketten som är inblandad i professionella e-postmeddelanden. Här är vad du behöver veta!
1. Låt dig tänka på din ämnesrad.
Eftersom vi alla hanterar kladdiga inkorgar varje dag måste du göra det självklart och överraska precis vad ditt meddelande handlar om - särskilt i en professionell miljö, när du vet att personen i mottagaränden på din anteckning redan är galen upptagen.
Så var så beskrivande som möjligt med din ämnesrad. Något vagt som: яTänkt att du skulle älska det här! fungerar precis som ditt ämne när du passerar en bra artikel till din vän. Men något som är mer detaljerat, såsom: Bra artikel om nätverkstips! är bättre för en professionell kontakt.
2. Använd en faktisk hälsning och signoff.
Jag kan förstå att hålla din email så kort och direkt som möjligt. Men jag tror inte på att helt eliminera dessa två traditionella komponenter. Tänk på e-post som en digital bokstav. Din hälsning och signoff knyter hela ditt meddelande tillsammans, och du behåller en viss grad av professionalism - snarare än att göra det uppenbart att du snabbt och distraherat skrev ut hela meddelandet på din iPhone medan du var i kö på mataffären (även om det är sant!).
Oavsett om du vill börja med en superformell Kära Susan, eller använd något mer konversation som, Hej Susan! är helt upp till dig. Den viktiga delen är att komma ihåg att inkludera dessa standardelement.
3. Hoppa över shorthand och emojis!
Medan de två kommunikationsformerna har blivit märkligt lika, känner igen att e-post fortfarande inte är samma sak som textning. Detta ska du helt och hållet hoppa över stenografi och akronymer som LOL, OMG och till och med Haha. De har ingen plats i professionella e-postmeddelanden! I stället användningsfyllda fraser: Det är för roligt! och även en enkel, Wow! för att få samma punkt över och på ett sätt som är mycket mer polerat och professionellt.
Emojis är öppna för debatt när det gäller arbetsrelaterad korrespondens - och till och med jag har varit känd att kasta i ett vänligt leende ansikte då och då när man skickar en professionell kontakt till mig, jag har en ganska nära relation med. Men om du känner till och med den minsta delen osäker är du bättre att lämna ut dessa helt. Samma regel gäller utropstecken. Används sparsamt, de är ett bra sätt att uttrycka entusiasm. Men överanvänd dem, och de blir bara motbjudande. Begränsa dem till endast meningar där du verkligt vill dela spänning.
4. Var försiktig med humor.
Jag är säker på att din sarkasm är charmig och hilarisk i person. I dina e-postmeddelanden, men det kan enkelt få dig att stöta på som ojämn och oförskämd. Så, om inte personen i mottagaränden av ditt meddelande redan har en väldigt bra känsla för din personlighet och sinne för humor, så vill du fortsätta försiktigt när det gäller att använda snygging i ditt meddelande.
Ja, jag vet att det kan få det att känna att dina e-postmeddelanden är helt ogiltiga för din personlighet. Men du skulle helst få dem att verka lite torra och tråkiga än blatant offensiva. Höger
5. Proofread, korrekturläsning, korrekturläsning!
Vi har alla läst de e-postmeddelanden som är fyllda med typsnitt och fel. Vad var ditt intryck av avsändaren Tja, jag är villig att satsa du trodde att personen var slarvig. Om han eller hon inte ens kunde ta sig tid för att stava ditt namn korrekt, är du sannolikt inte så upphetsad över att behöva fortsätta ett professionellt förhållande med den personen.
Det borde vara självklart, men det är absolut nödvändigt att du korrekturläser dina mail innan du skickar. Kolla på grammatikfel och stavfel, och se till att du har stavat ordentligt rätt personliga substantiv (tänk på personer och företagsnamn!). Också försumma inte att ta en andra titt på e-postadressen (du vill se till att du skickar till rätt person) och ämnesrad. Ett ämne som läser, jag skulle älska dig hjälp! sannolikt kommer inte att göra det bästa första intrycket.
6. Snabbt svara.
Visserligen är det här en punkt som jag kämpar med lite. Å ena sidan önskar vi att vi kunde eliminera det enorma trycket som vi alla känner för att vara ständigt anslutna. Men å andra sidan vet jag hur frustrerande det är att vänta på ett svar från någon när jag desperat behöver ett svar.
Så när det gäller dina professionella e-postmeddelanden, gör det ditt mål att reagera snabbt - vanligtvis inom en arbetsdag. Även om du inte kan sammanfatta ett detaljerat svar på den tiden, bör du åtminstone vidröra basen och låta avsändaren veta att du har fått meddelandet och arbetar med det. Det är mycket bättre än att lämna den personen som undrar om deras anteckning flyter obefläckat i cyberspace.
Men offra inte kvalitet för hastighet. Du vill inte avfyra ett halvhjärtat svar så snabbt att du försummar att sammanfatta ett tankeväckande och fördelaktigt svar (om du inte bara skickar någon av ovanstående bekräftelsemeddelanden). Människor kommer inte gärna att få ditt svar om det helt saknar märket eller misslyckas med att svara Allt av sina frågor.
Vi känner alla till våra inkorgar. Så vem kan verkligen skylla oss att låta vår e-etikett glida lite Men när det gäller ditt arbete och karriärrelaterade korrespondenser är det viktigt att du gör ditt bästa för att förbli så professionellt som möjligt. Använd dessa tips och du är säker på att tillverka polishedemails!