Du skannar igenom varje stämning av en perfekt utformad e-post en sista gång och slår sedan på send.janHur det var en arbetsansökan, яrequest för ett möte eller bara en enkel fråga du behöver svara, finns det inget kvar att göra utan vänta på ett svar.
Dagarna kryssar av, och du har hört absolut ingenting. Förståligt, du får antsy för ett svar. Butjaat samtidigt, du vill inte verka som en total nag. Så vad ska du göra
Det finns en bra linje mellan att vara perisistent och att vara ett skadedjur.
Uppföljning uppmuntras alltid. Det finns emellertid en bra linje mellan att vara ihållande och att vara ett skadedjur. Här är sex saker att tänka på för att uppmuntra ett svar utan att komma ut som fullständigt motbjudande.
1. Var realistisk med förväntningarna.
Vi är alla ständigt anslutna idag. Och även om det definitivt har hjälpt till att göra livet mer bekvämt, så är det också att vi uppfattar vad en rimlig svarstid är.
Det är därför viktigt att du pausar först för att du ska kunna tänka på dina förväntningar. Det meddelandet skickade du dagar - eller till och med en vecka sedan som fortfarande väntar på ett svar. Du kan checka in på det utan att tyckas vara alltför ivrig. Men om du kontaktade någon för några timmar sedan och är chockad över att han eller hon inte har kommit tillbaka till dig ändå. Du är bättre att öva lite tålamod och hålla den uppföljningen i utkast för nu.
2. Var artig!
Det kan vara frustrerande att känna som om du ständigt behöver jaga folk ner för att få det du behöver. Tro mig, jag har varit där mycket fler gånger än jag bryr mig om att erkänna. Men oavsett hur irriterad du blir, borde du inte låta någon av den här fientligheten krypa in i ditt uppföljningsmeddelande.
Det betyder inga sneda anmärkningar som, jag fortfarande har inte hört någonting från dig eller blatant aggressiva kommentarer som, jag förstår inte varför det tar dig Så länge att komma tillbaka till mig om detta.
De flesta av oss svarar inte bra på ilska och fingertopp. Så, även om det lyckas få dig ett svar, är det troligtvis inte det du vill. Så försök att vara alltför artig. Och kom ihåg det gamla ordstävet: яDu fånga fler flugor med honung.
3. Förklara din resonemang.
Vi är alla upptagna. Andяin de ögonblick när det känns som att din to-do-lista är ute för att få dig, är det svårt att tänka på någons arbetsbelastning förutom din egen. Därför är det viktigt att påminna mottagaren av Varför du följer upp - varför är deras svar nödvändigt?
Det är viktigt att påminna mottagaren av varför du följer upp - varför är deras svar nödvändigt
Självklart kommer denna förklaring att variera beroende på det specifika objektet du checkar in på. Men för enkelhetens skull är det här ett exempel. Jag måste ofta ringa tillbaka med potentiella frilansklienter för att se om de skulle vilja gå vidare med ett diskuterat projekt. De kan vara notoriskt långsamma att svara med ett beslut, så ofta ser en rad i mitt uppföljande email ut så här:
Vänligen meddela mig om du vill gå vidare med projektet som diskuterat. Ditt fasta svar låter mig kartlägga min arbetsbelastning under de kommande veckorna.
Detta är ett försiktigt påstående att mitt eget schema hänger på deras svar. Ofta är det påminns att de inte arbetar i ett vakuum tillräckligt för att inspirera människor att avfyra ett snabbt svar.
4. Byt upp saker.
Vi är alla beroende av e-post. Men det är definitivt inte den enda form av kommunikation som existerar. Om du inte har lyckats med det skrivna ordet, varför inte prova en annan metod Nej, du behöver inte skicka röksignaler eller bärduvor. Men om du har ett telefonnummer för personen, varför inte ringa ett samtal
Självklart borde du inte planera att bombardera någon med en oändlig ström av e-postmeddelanden och samtal-det är så du utvecklar ett rykte som ett skadedjur. Om du emellertid har skickat två meddelanden och ännu inte hört något, kan du ibland ansluta på ett mer personligt sätt (som via telefon) det svar du behöver.
Om du hellre vill hålla dig till e-post Du kan även byta saker där uppe. Om du skickade ditt tidigare mail på morgonen, försök skicka din andra uppföljning på eftermiddagen den här gången. Ibland är din nyckel till framgång att fånga någon när de inte är helt översvämmade.
5. Ange en fast tidsfrist.
Det finns inget som tänder en eld ganska som en närmar sig deadline. Samtidigt som ett fast slutdatum i dina efterföljande e-postmeddelanden kan tyckas vara lite direkt och brash, är det vanligtvis effektivt.
Med en tidsfrist i ditt uppföljningsmeddelande sätter bollen tillbaka i din domstol och gör dina förväntningar tydliga för mottagaren.
Varför Tja, det sätter bollen tillbaka i din domstol och gör dina förväntningar till mottagaren. Det illustrerar att om du inte hörs tillbaka vid det angivna datumet går du vidare.
Vad ser ut som det här ser ut i praktiken Låt oss fortsätta med meddelandet jag använde med en hypotetisk freelance-klient ovan. Jag skulle bara tacka en enkel linje så här på slutet:
Om jag inte hört från dig i slutet av denna vecka antar du att du har gått i en annan riktning.
Oavsett om du väntar på ett svar från en kund, en potentiell arbetsgivare eller en medarbetare, bestämmer du denna fasta tidsfrist så att du är båda på samma sida, vilket är nyckeln för att undvika ytterligare problem eller missförstånd.
6. Vet när det är dags att ringa det slutar.
Det viktigaste med att använda en tidsfrist i dina efterföljande e-postmeddelanden. Du vill inte ange ett slutdatum för din mottagare och fortsätt sedan kontakta dem om problemet. Därefter kommer dina ord och förväntningar inte att ge någon merit. Varför ska de någonsin ta dig på allvar
Det kommer en viss punkt när det är klart att du bara inte kommer att höra tillbaka från en person. Så släpp och fortsätt. Om du fortsätter att plåga någon, även om de har upprepade gånger (och blatant) ignorerat dig, kommer du bara att irritera mottagaren och skada ditt eget rykte i processen.
Det kan inte förnekas - inte att höra tillbaka från någon kan vara irriterande, irriterande och till och med kväva din egen produktivitet. Det finns inget fel med att följa upp för att få händerna på den information du behöver. Men du vill göra det på ett sätt som visar att du är ihållande - och inte ett skadedjur. Håll dessa sex tips i åtanke, och du är säker på att gå till höger om den fina linjen!