Min värsta Kontorsutrymme ibland involverade sitter i en bås med några lagkamrater, som man bokstavligen läser genom en tryckt PowerPoint-presentation. När jag äntligen tittade på min klocka diskret under bordet insåg jag att vi redan var 20 minuter förbi vår tilldelade tid - och ändå hade jag ingen aning om vem som gjorde vad, när eller varför. Frustrerad, jag vände mig till två mentorer och frågade dem en enda fråga: hur avslutar du ett möte i tid
Min manliga kollega tittade på mig med förvåning och sa helt, Uh, jag satte min telefon på bordet och sa att vi är ute av tid. Min kvinnliga kollega, å andra sidan nickade i tröttsamt erkännande. Det är svårt att avbryta utan att vara oförskämd, sa hon. Jag försöker muntligt notera när det är 15 minuter kvar för att göra det mindre besvärligt.
Nu, utan att fördjupa sig i de framstående könsskillnaderna i deras två svar eller få på mina män till kvinnor på arbetsplatsen såpbox, tycker jag att vi alla kan hålla med om att möten antingen kan vara galen produktiva och användbara former av samarbete och konversation ELLER det absolut värsta slöseri med tid. Men att hålla människor på spår och klockan tar lite övning. Här är 5 tips för att framgångsrikt avsluta ett möte i tid.
1.janStick till 30 minuter
Jag lärde mig denna allmänna tumregel för år sedan, och det har inte misslyckats mig än. När du sätter upp ett möte, ge dig själv 30 minuter, inte mer, inte mindre. Varför Eftersom människor nästan alltid kommer att använda sig oavsett tid de ges. Om det är ett 60-minuters möte, kommer människor att fortsätta prata om att de behöver fylla utrymme och baseras på antagandet att samtalet behöver varje minut. Det kan vara sant, men det är det vanligtvis inte.
Skönheten i detta tips är att du alltid kan skapa ett annat möte. Alltid! Men i den första halvtimmen kommer du snabbt att räkna ut om du faktiskt do behöver mer tid att prata eller om du skulle vara bättre att maila varandra senare, eller så vidare. Du kan upptäcka, som jag gjorde, att med en kortare tidsram tenderar människor att vara mer effektiva och avsiktliga. (Själv inkluderat.) ЯAlso! Du kan avsluta ett möte tidigt. Galen, jag vet.
2. Bjud in de rätta människorna
Tidigt i min karriär satt jag i många, många, många möten där jag undrade varför jag var där. Jag kände mig alltför rädd för att ställa den frågan högt av rädsla för att se ut som en bråkig lagspelare eller till synes oprofessionellt men då märkte jag hur ofta möten tycktes dra på, eftersom för många människor var tysta eller en person tycktes dominera dialogen.
Människor kommer att bjuda in möten för att du ska gå in, men det betyder inte att du måste delta. Om du inte lägger till värde borde du inte vara vid bordet.
Jag började äntligen fråga samma fråga på ett annat sätt: Vad är min roll vid detta möte Och det hjälpte, oerhört. Åtminstone en tredjedel av tiden stannade den andra personen, knuffade hans eller hennes huvud till sidan och sa: Du vet vad du faktiskt kan hoppa över. Var bra. De andra två tredjedelarna av tiden fick jag klarhet om hur jag kunde bidra till konversationen, vilket gjorde mötet mycket bättre.
Jag säger det långsamt men med eftertryck: människor kommer att bjuda in möten att vara trevliga, eller att hålla dig igång men det betyder inte att du måste delta. Min teori är att om du inte lägger till värde borde du inte vara vid bordet; om det verkar som ett slöseri med din tid, är det förmodligen det, och du har tillåtelse att avvisa. Detta gäller för varje enskild person i ett möte, oavsett om du är inbjudan eller inbjudan: om du frågar rätt personer att vara närvarande och delta, är chanserna för produktiv, till-punkt-dialog oändligt högre.
Källa: @rebeccataylornyc
3. Begär alltid en Agendaja
Jag kan inte berätta hur många möten jag har deltagit i med vaga beskrivningar som diskutera kommunikationsplan och Brainstorm innehållsideer utan dagsordning att ta itu med. Visst nog, det har varit ganska lite att prata med väldigt lite användbar produktion. Dessa riktiga möten är benägna att vara de värsta brottslingarna när det gäller tidsstyrning.
Det knepiga med möten i allmänhet är att de ofta ofta är för gör eller planera. Det är viktigt att veta vilken typ av dina faller under, så du kan förbereda i enlighet därmed. Utan en agenda för ett brainstormingmöte kommer människor förmodligen att dyka upp under förutsättning att tiden kommer att spenderas och prata om idéer - inte nödvändigtvis presentera de som de redan har kommit med.
Du behöver inte nödvändigtvis lista varje enskild detalj, och ibland är det inte meningsfullt att få för långt in i ogräset, men åtminstone ta tid att överväga en lös skiss för att styra gruppen. Att tillhandahålla en agenda eller läsa den på förhand skapar en medvetenhet som hjälper alla att prioritera mål och resultat för den aktuella utbytet.
4. Vet vem som gör vad och när
I varje möte och interaktion på ett projekt, pausa och ta en stund för att identifiera några viktiga detaljer: vem ansvarar för vad Vad är målen med arbetet som görs? Vilken typ av tidsram sätter takten Vem tar anteckningar Och så vidare.
Var specifik om hur man flyttar projekt framåt, även i mitten av konversationen. Det är väldigt lätt för människor att flytta sig framåt utan att svara på dessa enkla frågor, och en del av att vara ledare innebär att vara den som klargör när det behövs och hjälpa till att hålla alla - även på egen hand.
5. Utnämna en facilitator
På den samma noten har du någonsin varit i ett möte där samtalet verkar cirkulera runt och runt till ingenstans jag också. Det kan vara till hjälp att välja någon för att underlätta kommentarer, vilket kan vara lika enkelt en roll som att uppmärksamma rytmen och kadenserna av interaktioner. Om du är facilitator, skulle du fungera så här: du märker att någon i ditt lag alltid stannar, så du ber om deras inmatning; På samma sätt, om kollegor blir avskurna eller avbrutna, ryggar du tillbaka till dem för att hjälpa till att skapa plats för sin synvinkel.
Framför allt, se upp för att möta ninjor. Skratta inte - jag är allvarlig. Det här är riktigt, och du känner dem: killen sprickar konstant skämt under hans andetag, flickan skvaller om hennes helg, chefen klagar över galen tidsfrister, chefen pipar upp varannan sekund med en åsikt. Mötesninjer är tekniskt ofarliga, med tanke på att de ofta bara är starka uppfattade personer som är angelägna om att lägga till sina två cent om, ja, allting. De kommer dock att 100% hacka din försiktiga dagordning till egen fördel om du inte är försiktig, vilket resulterar i dyrbar tid förlorad över samtal som inte prioriteras.
Den goda nyheten är att du kan artigt avbryta med fraser som, jag skulle gärna återvända till gruppen eller vi får lite av spår, men det låter som vi har kommit överens om eller vad jag hörs är att det finns ett problem angående XYZ. Om det finns vanliga spin-offs, så är dessa ämnen inte tangenter, det är saker att ta itu med en annan gång.
Bottom line Var inte rädd för att ställa in riktlinjer för hur man respekterar allas tid.