I en värld där vi alla försöker göra mer med mindre, hjälper vi tips för att öka produktiviteten för att vi ska få ut det mesta av vår arbetsdag. Men produktivitet handlar inte bara om att göra fler widgets eller att snabbare ut din arbetsprodukt. Jag är en stor fan av Charles Duhiggs definition av effektiv produktivitet: att hjälpa människor att uppnå sina mål med mindre avfall, ångest och stress och fler möjligheter att göra vad de tycker om.
Jag har hittat några sätt som har hjälpt mig att arbeta mot den definitionen av produktivitet och de kan också fungera för dig!
1. Öva värst först.
Ibland kan det vara frestande att korsa de små sakerna från våra listor medan du stirrar på den där stora handlingen - du vet den som tycks fortsätta rulla över varje dag på vår lista. En av de saker som har hjälpt mig att göra dagar moreяproductive övar mottos värsta först. Så, jag är jättebra för att jag är mest dreading andяstart där. Jag går också ett steg längre och berättar för mig själv att jag bara gör det där i 45 minuter, och därefter kan jag ta en paus. Efter att jag har tagit mig in i startprojektet, är det vanligtvis bara bra att hålla på det när 45 minuters mark går för att jag gör stora framsteg. Resten av min till-do-lista verkar blek i jämförelse!
Ett annat tips: яOver 90 procent av tiden jag har en åtgärd som jag inte kan ta itu med, frågar jag mig själv om det som skrivs ner är ett åtgärdsobjekt mot ett övergripande projekt. Om det är det senare försöker jag bryta den stora uppgiften i mindre handlingsbara chores, så är det mindre troligt att jag undviker det dag efter dag!
2. Gruppen likasinnade.
Det finns förmodligen många fler sätt under hela vår dag som vi kan gruppera liknande uppgifter för att spara tid! Om du ständigt hoppar på olika ämnen, slutar du inte bara ta mer tid för att slutföra uppgiften till hands, men det är faktiskt också mer arbete för din hjärna att växla mellan olika uppgifter. Psykologistudier har funnit att varje växel bara kan ta 1 / 10th av en sekund, men om du gör det kan mycket mycket öka produktiviteten med 40%!
Så Iяtakeяa några minuter i början av arbetsdagen för att granska min dag och omorganisera uppgifter som liknar varandra, matchande dem med tiden på dagen vet jag att jag är bäst beredd att ta itu med dessa jobb. Jag är personligen inte tillräckligt med en morgonperson att ha stora telefonsamtal eller möten första sak, så jag brukar lämna dem på eftermiddagen när mina ögon är lite dimmiga från att läsa datorn och jag är redo att bryta undan och chatta!
3. Begränsa kontrollen av e-post.
Du läser det rätt! Även om detta kan vara en skrämmande (och för oss, en till synes omöjlig) proposition, så har det gjort den största skillnaden i hur mycket arbete jag kan få gjort på en dag. Ofta är vi lika med att bemöda vår inkorg med arbete och det är nästan aldrig fallet. I min favoritproduktivitet booksяKontrollera aldrig din e-post på morgonen,яJulie Morgenstern förklarar att om du startar dagen med att svara på e-postmeddelanden, kommer du aldrig att återhämta sig - och sluta studsa från uppgift till uppgift, låta din inkorg bli din dag.
Att begränsa hur mycket vi dyker in och ut ur våra e-postmeddelanden sätter oss tillbaka i förarsätet. Så, jag använder en blandning av meddelanden och block av tid för att svara på min inkorg. Till exempel, jag är på kontoret runt 8:30, men förbinder mig att inte öppna min mail fram till klockan 10 och svara i ca 30 minuter. Detta ger mig en solid bit tid börjar på ett större projekt men är inte så sent på den dagen som folk tror att jag är utcheckad!
4. Ta (produktiva) raster.
Vi vet alla att att ta en paus från jobbet uppdaterar vårt fokus. Men du kan verkligen öka produktiviteten när du fokuserar på att ta höger typ av paus. På eftermiddagen kan du bli frestad att piska på för en snabb kaffepaus och chatta på vattnet. Men som det visar sig finns det en faktisk vetenskap att ta pauser på jobbet och vara mer eftertänksam om var du strukturerar dem på din dag. Itjancan förbättrar dina produktivitetsrytmer!
Exempelvis föreslår Pomodoro-metoden att du arbetar i mycket koncentrerade tidsblanketter, säger 25 minuter rakt och fokuserat, och sedan gå upp och ta en fem minuters paus och gå runt. Denna strategi hjälper dig att bli av med distraheringar och fokusera mer noggrant. Vi vet alla att gå en promenad kan öka blodflödet till våra hjärnor så det är en av de första aktiviteterna jag väljer för mina pauser, följt av tillfällig doodling för att förbättra fokus och minne, eller ett snabbt mellanmål för att förbättra blodsockernivån. Du kommer att bli förvånad över vad du kan göra på mindre än femton minuter!
5. Dubbelklicka inte.
Vi är alla skyldiga att öppna och stänga samma e-post flera gånger om dagen eller veckan, för vi är inte uppe på det eller har vad vi behöver för att uppnå uppgiften. Denna lilla nibble av tid är en av våra största avlopp på produktivitet! Det tar inte bara tid för dig, men när vi gör det tränar vi vår hjärna subtilt och för att inte lita på den utvärdering vi gör på en uppgift första gången.
När det är möjligt gör jag mitt bästa för att bara röra en uppgift en gång. Ibland betyder det att jag inte kan öppna ett e-postmeddelande eller svara på ett samtal direkt - särskilt om jag vet att jag inte kommer att kunna slutföra det i sin helhet (men det är okej)! Tidsbesparing på denna strategi innebär att mycket få saker faktiskt tar längre tid än nödvändigt eftersom jag kan fokusera på att slutföra någonting i sin helhet.
6. Använd teknik.
Tekniken kan vara ett dubbelkantat svärd - några dagar kan trolling Instagram för världens bästa eyelinerhandledning ta oss bort från mindre viktiga saker. När du använder det på ett lämpligt sätt kan produktivitetshöjande appar hjälpa dig att få ditt liv i redskap och utnyttja ideen om produktivitet, vilket ger fler möjligheter att göra saker vi njuter av.!
Jag är ett stort fan av appar som Evernote, FocusBooster och Rescue Time, som alla har lagt till effektivitet för min dag! Evernote är mästerskapslistan med oändliga anpassningsalternativ och Rescue Time hjälpte mig att se var jag spenderar merparten av min tid online (och på vilka specifika webbplatser), så att jag kan trimma ner onödigt webbsurfning. Focus Booster är en app som hjälper oss med Pomodoro-brytningsmetoden ovan, och påminner oss om att ta en breakman och countdowndown theя25-minuters arbetsblock.