Du sätter dig ner på din dator, tar din favorit anteckningsblock och börjar skriva en lista för dagen: яSvara den e-posten; kolla på utvecklingen av ett befintligt projekt nå ut till en ny anslutning; avsluta granska (och skicka!) ajahuge uppdrag.
Och innan du vet det är du ute av papper - men du vet att det fortfarande finns så mycket mer att göra. Och nu, istället för att titta på din att göra-lista som något för att starta produktiviteten, håll dig organiserad och faktiskt hjälp du känner att det bara är ute för att få dig.
Vi har alla varit där! ЯStar ner på den till synes oändliga listan är inte kul-särskilt när det är så mycket att uppnå, kan du inte ens bestämma hur och var du ska komma igång. Butjandon't spiral i panik ännu! Här är sex tips som hjälper dig att prioritera din att göra-lista, även om din arbetsbelastning verkar helt oövervaklig.
1. Skriv bara ner vad behov att bli klar.
Denna punkt verkar smärtsamt uppenbar. Men, om du är något som jag, blir din att göra-lista alltid (på något sätt) en dumpningsplats. Det är där du noterar alla de slumpmässiga prickarna som dyker upp i ditt huvud - om det är en ny bok att läsa eller en idé för ett långsiktigt projekt som du vill komma igång snart.
Innan du vet det, listan som var tänkt att hålla dig fokuserad fören dag är nu ett dokument som beskriver påminnelser för de närmaste månaderna. Så nu får du bara stressat och swamped-snarare än att hjälpa dig att se en snabb ögonblicksbild av de saker som du borde chippa bort på i dag.
Du kan fortfarande fortsätta och notera alla de små saker som måste hitta sig ut ur din hjärna och på papper. Men när du har gjort det, starta en separat uppgiftslista för de närmaste 24 timmarna. Det hjälper dig att känna sig mindre överväldigad och mycket tydligare.
2. Känn skillnaden mellan brådskande och viktig.
Och nu fokusera: яNär det inte alltid känns som det, är det stor skillnad mellan brådskande och viktig. När du försöker att gräva dig ut ur en löjligt stor hög med uppgifter, fokuserar du bara på brådskande dem - även om det betyder att du lämnar viktiga saker som hänger på din lista för nästa dag.
När du försöker gräva dig ur en löjligt stor hög med uppgifter, bör du bara fokusera på de brådskande.
Beväpnad med en redan pared-to-do-lista (se steg 1) яyou har en bra start på att erkänna vad du behöver göra. Butяnow Jag utmanar dig att ta en fin tandkam till den befintliga listan. För varje åtgärdspost, fråga dig själv, Gör det absolut nödvändigt att göra i morgon
Detta kommer att hjälpa dig att skilja de saker som absolut behöver att bli klar från de saker du verkligen vilja att bli klar. När du redan är pressad för tid och resurser, fokusera bara på barebones. Saker som inte har en snabb deadline bör tas bort omedelbart. (Lägg till dem i överflödslistan, inte din dagslista.)
3. Batch liknande uppgifter tillsammans.
Projekt hoppar-vi är alla skyldiga till det. Du svarar på ett e-postmeddelande, gör lite framsteg på ett projekt, svarar på ett annat e-postmeddelande och går sedan tillbaka till projektet. Ja, du jobbar hård-men jobbar du verkligen smart Ständigt växlande växlar kan ofta vara en distraktion, vilket gör det svårt för dig att behålla fokus och korsa hela uppgifterna från din att göra-lista.
Det är här begreppet batching kommer in. Många produktivitetsexperter har hävdat att gruppera liknande uppgifter tillsammans i batcheschencan ökade produktiviteten avsevärt. Så, adress Allt av de långvariga e-postmeddelandena och sedan gå vidare till ditt större projekt. Du får se en uptick i både produktivitet och fokus.
4. Använda Pomodoro-tekniken.
Har du hört talas om Pomodoro-tekniken Om du ibland faller i fällan av distraktion, kan det verkligen hjälpa dig att stanna i zonen. I grund och botten delar den din arbetsdag i bitar. Du arbetar i 25 minuter, och sedan ta en fem minuters paus. Andjanthat hela cykeln heter theяPomodoro Technique.
Ta pauser kan verka kontraintuitiva när ditt schema redan är packat. Men detta tidhanteringssystem fungerar genom att inställa en känsla av brådskande. Du är motiverad för att få så mycket arbete som möjligt under de 25 minuterna. Det är ett bra knep att vara mer avsiktlig med din tid!
5. Uppskatta din tid.
Vi börjar alla våra arbetsdagar med de bästa avsikterna. Och ja, att vara alltför ambitiös med din att göra-listanmight låter som en bra idé i teorin. Men det betyder vanligtvis att du känner dig frustrerad.
Att vara alltför ambitiös med din att göra-lista lyder som en bra idé i teorin. Men det betyder vanligtvis att du känner dig frustrerad.
Det är av det anledningen att du ska tilldela tidskalkyler. Vid sidan av varje uppgift, notera hur mycket tid du tror att det specifika objektet kommer att ta. Gör sedan lite enkel matte och lägg till allt, inklusive minst en timme buffertid för oväntade vägar. Om de uppskattar tillägg till ett löjligt tal så måste du prioritera dina saker - eller arbeta en extra lång dag för att uppnå allt.
Denna övning hjälper dig att bli realistisk med vad du ska göra för att slutföra. Plus, det tillåter dig att få ett proaktivt handtag om huruvida du inte kommer att missa en deadline. Det här kan du komma före problemet och slinga in de nödvändiga personerna i den sannolika förseningen, snarare än att be om förlåtelse när du har missat märket.
6. Kom bara igång.
Ovanstående tips kan utan tvekan vara till hjälp när du försöker hantera en överväldigande arbetsbörda. Men ibland är det bästa att bara ta ett djupt andetag och komma igång.
Självklart vill du attackera din att göra-lista på ett sätt som är så metodiskt och strategiskt som möjligt - du vill inte slösa tid i onödan genom att hoppa runt från projekt till projekt. Men du vill också undvika att falla i motsatt fälla: Om du spenderar så mycket tid att räkna ut på vilket sätt att komma igång på din att göra-lista, slutar du wastingяtime-timeяyou kunde ha brukade korsa några fångar.
Så, slutligen, använd din bästa bedömning när det gäller att hantera ansvarsområden och uppdrag. När allt kommer omkring vet ingen din arbetsstil (eller din att göra-lista, för den delen!) Så väl som du gör.