Du börjar jota ner din att göra-lista för dagen och omedelbart bryta sig in i svett. Du har ingen aning om hur du kan få allt detta gjort.
Och den värsta delen I ditt grummade tillstånd av panik verkar allt lika viktigt och tidstryckande. Hur kan man förvänta sig att prioritera när absolut allt verkar som en prioritet
Vi har alla varit där. Våra arbetsdagar blir upptagna, våra inkorgar fyller upp, och våra uppgiftslistor kan snabbt snöboll utan kontroll. När din tallrik är helt fylld fylls det ännu mer utmanande att ta reda på var du ska komma igång.
Ta andan i bara en minut. Medan en överväldigande arbetslista ofta räcker för att öka din hjärtfrekvens, finns det några logiska frågor som du kan fråga dig själv om att känna din arbetsbelastning och utveckla en strategisk attackplan.
De bästa frågorna följer strukturen i Eisenhower Decision Matrix, en tidsledningsteknik som tillskrivs ett ej verifierat Dwight Eisenhower-citat. Den här enkla rutan hjälper dig att kategorisera dina uppgifter och dosering baserat på deras brådska och vikt.
Om du vill skissa ut matrisen själv, яhave vid den. Men om du hellre inte vill fråga dessa fem nyckelfrågor hjälper du dig att uppnå ett mycket liknande slutresultat.
1. Vad behöver absolut bli gjort idag
När du redan känner dig stressad kan det vara frestande att bläddra i din kalender för att ta hand om vad som står på din agenda för hela veckan eller månaden. Du tror att det hjälper dig att känna dig mer på toppen av saker - men det brukar bara lägga till din känsla av överväldigande.
Det här är saken: När du är översvämd, måste den presentationen du gör om två veckor eller den stora rapporten som måste vikas in i slutet av månaden är förmodligen inte den mest pressande saken på din tallrik.
Istället måste du ta ett steg tillbaka och titta på bara idag. Vad är de mest brådskande föremålen på din uppgiftslista Vad behöver du absolut sträva efter att bli klar under de närmaste åtta timmarna
2. Vilka av dessa brådskande uppgifter är viktigast
Nu när du har en lista över din mest brådskande dos, är det dags att ta reda på vilka av dessa är de viktigaste.
Men de är alla viktiga! du tänker nu. Det är därför de är alla på mina lista! Visst, du vill fortfarande få de sakerna slutförda - men just nu måste ditt fokus vara på de saker som är mest kritiska.
Tänk på vilka uppgifter som kommer att få konsekvenser om du inte faktiskt får dem att slutföras i slutet av dagen. Kommer du att hålla upp ett gruppprojekt Få dig reprimanded av din chef Skada ett kundrelation
Tänk på konsekvenser kan verka lite skrämmande. Men det kommer också att hjälpa dig att ta reda på vilka uppgifter som verkligen hör hemma i den Urgent och Viktiga rutan - vilka är de saker du vill komma igång med direkt.
3. Kan någon av dessa andra brådskande uppgifter delegeras
När du har siktat ut de viktiga föremålen, kan du fortfarande vara kvar med några andra brådskande uppgifter. De måste få gjort så snart som möjligt, men du anser dem inte heller för att göra eller göra.
Eftersom du inte tilldelade dem en stor betydelse är det ofta små och tanklösa uppgifter. Kanske är det saker som att ringa ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande eller fylla i din kostnadsrapport för redovisningssektionen vid slutet av dagen.
För dessa saker som faller i rutan Urgent och Not Important, tänka på huruvida du kan delegera eller automatisera dem eller ej.
Finns det någon annan på ditt lag som kan ta bort din tallrik tills du får dina fötter tillbaka under dig Eller kan du skapa någon form av automatisering med Zapier eller IFTTT som skulle ta bort den irriterande uppgiften från din lista?
Rättvis varning: Du kanske inte kan räkna ut det direkt. När du redan är begravd, vill du antagligen inte ägna timmar för att omdirigera ditt arbete. Men det är fortfarande värt att ge lite tanke om du skulle kunna förbättra din arbetsbelastning kraftigt framåt.
För de brådskande, men oväsentliga saker som finns kvar på din lista, tackla dem omedelbart efter de viktiga och tidstryckande uppgifterna du har utsetts - så kan du hantera alla de mest tidskänsliga sakerna först.
4. Vilka uppgifter är viktiga, men inte nödvändigtvis brådskande
Nu är det dags att ta en titt på din att göra-lista med de mest brådskande sakerna och ta bort de saker som är viktiga, men behöver inte nödvändigtvis göras omedelbart.
Chansen är, det här är de större sakerna du har i behållaren. De är projekt och uppdrag som du borde göra ständigt framsteg på, så du behöver inte hantera den stressiga klockan strax före deadline.
Men att dra av det kräver lite tanke och planering. Så, för de uppgifter som hamnar i din brådskande och viktiga ruta, kartlägga lite tid att arbeta med de sakerna i din kalender. Ange några mini-milstolpar och fristående tidsfrister för att hålla dig på rätt spår.
På det sättet känner du inte att du helt enkelt trycker på de här projekten ur vägen för dagen, istället prioriterar du dem i enlighet därmed.
5. Kan några uppgifter tas bort helt och hållet
Att kunna ta bort någonting från din att göra-lista helt är drömmen för den som känner sig sträckt lite tunn.
Tänk det är omöjligt Tja, om du har någon till-dos kvar på din lista som du skulle kategorisera som inte brådskande och inte viktigt, är chanserna bra att de här objekten kan raderas från din att göra-lista helt och hållet.
Ofta fortsätter vi att göra vissa uppgifter ur vanan snarare än nödvändighet. Lyckligtvis kan beslutsmatrisen hjälpa dig att direkt identifiera allt som kan tas bort från din tallrik.
Prioritering kan alltid vara en utmaning - men det blir särskilt svårt när allt verkar som en prioritet. Lyckligtvis kan dessa frågor hjälpa dig att sortera igenom alla dina uppgifter och till-dos och bestämma vad som verkligen ska störas till toppen av din lista.