Jag är besatt av Big Bang-teorin. Om du inte har sett det, rekommenderar jag starkt det - min fästman och jag tittar på en eller två episoder varje natt, och vi skrattar alltid högt.
I en senare episod spelade Sheldon Cooper, som spelades av de absolut hilariska Jim Parsons, dubbla scheman själv. Han lovar Howard och Leonard att han skulle spendera nästa dag som arbetar med ett projekt med dem. Vad han hade glömt var att han hade förbundit sig att arbeta på ett projekt med Amy den dagen också. Som publik medlemmar reveled jag i den komedi som följde. Som en heltidsexekutiv assistent skakade jag på vad som bara kan beskrivas som min värsta mardröm.
Under de senaste tre åren har jag haft lycka att hjälpa några av de mest dåliga kvinnorna i Hollywood. Jag har hjälpt tre olika verkställande producenter under de senaste tre åren, och alla har varit kvinnor. I en mansdominerad bransch är det ganska en anomali, så jag har försökt ta så mycket som möjligt från dessa enastående kvinnor.
Som assistent är en viktig del av mitt jobb att hantera min execs schema. Vissa chefer är mer praktiska med sina scheman, och vissa föredrar att jag tar regeringarna. Schemaläggning ska vara en ganska enkel uppgift, men när du hanterar scheman för kvinnor som drar i tre riktningar vid något tillfälle kräver uppgiften framsyn, prioritering och organisation. Ett bra schema skulle ha sparat Sheldon från hans tragiska dubbelbokning och den därmed sammanhängande influensan blir rundown.
Här är några viktiga lektioner jag har lärt mig från att hantera tidtabellerna för högdrivna kvinnor.
Det är okej att säga nej.
Överplansera inte dig själv. Så många gånger har jag varit alltför ambitiös i min egen schemaläggning. Jag ställer in nätverksmöten och doktorsavhandlingar och middagar med vänner och försöker klara allt till en dag eller en vecka. En del av hälsosam planering är att känna till dina gränser och hedra dem. Du är inte bra i ett möte om du är mentalt stekt. Om det betyder att man springer en lunch några veckor ut, då är det bättre att göra det än att vara halv närvarande eller ständigt be om att omlägga. När jag först började planera luncher och middagar för mina chefer, skulle andra assistenter skicka mig sin chefs nästa lediga dag, och de skulle vara tre eller fyra veckor ute. Jag kunde inte tro att dessa chefer inte hade en gratis natt till middag för en månad! Det visar sig - de gjorde det förmodligen, men de visste att att fylla den fria natten med en annan middag skulle bara resultera i att bränna ut eller avbryta för att undvika utbrändhet. Det är viktigt att känna igen hur mycket det är för mycket.
Blockera tiden för dig själv.
Jag har blivit ombedd vid flera tillfällen att blockera tiden för ingenting i synnerhet. Ibland är det bara ledig tid att skriva. Ibland är det personliga saker som jag inte känner till. Hur som helst går jag fysiskt in i kalendrarna och blockerar den - ibland, så bokstavligen som att skriva BLOCK på den tiden eller två timmarna. Genom att göra så har jag stärkt den tiden som deras och bara deras. Det här är annorlunda än att säga nej till en lunch eller middag. Detta skapar proaktivt utrymme som är avsett för personligt bruk. Det blockerar tid för dig som inte kommer att fyllas med ett möte eller ett möte eller ett telefonsamtal. Om våra scheman dikterar vilken typ av person vi blir, så är rundown och ragged bra för ingen. Jag kämpar särskilt med att känna att jag alltid behöver vara upptagen. Schemaläggning av driftstopp är ett bra sätt att se till att jag får tillräckligt med det för att föryngra mig men inte för mycket där jag känner mig lat eller bakom.
Färgkodning och delade kalendrar är viktiga.
I min kalender använder jag nu olika färgkodningar för olika aktiviteter - arbete, person, familj osv. När Mike och jag blev förlovade satte jag upp en delad kalender för oss - på så sätt om jag planerar oss för något, Jag kommer att få anmälan, och om han planerar något, får jag också en. Google Kalender och iCloud kalender appen har båda mycket enkla kalenderdelning funktioner. När du arbetar med att schemalägga en händelse som involverar två eller flera personer, föreslår jag att du lägger in det diskuterade datumet och tiden i din kalender med HOLD framför den - även om den inte är bekräftad. Till exempel om du och dina två bästa vänner letar efter en middag för torsdag kl 19, men du väntar på den andra vänen att bekräfta, klistra det i din kalender ändå. HOLD kommer att indikera att det ännu inte har bekräftats, men det kommer också att hindra dig från att boka något annat under den tiden medan du väntar på att hon ska kontrollera hennes mail.
En kalender är nödvändig för balans och produktivitet.
En kalender är ett underbart verktyg för att hjälpa dig att upprätthålla balans. Vilka områden av ditt liv behöver uppmärksamhet? I början av varje vecka (eller varje månad, beroende på hur långt du planerar), bedöma din kalender. Var planerar du dig själv för mycket Var planerar du dig själv för lätt Någon sa en gång att de åtaganden som vi fyller i vår kalender dikterar vilken typ av person vi vill vara. Tänk på det: Om du vill vara välutbildad, registrerar du dig för klasser eller avancerade grader och släpper klassens tider in i ditt schema. Om du vill vara en bra vän ställer du datum med dina nära och kära dem. Om du vill vara välkänd på alla Kardashian-Jenner-graviditeterna, planerar du förmodligen tid för KUWTK också. Gör en lista över alla saker som är viktiga för dig, och sätt dem i ditt schema. Jag föreslår också ett rutinschema för att hjälpa till med att bygga bra vanor. Jag brukade ringa min mormor varje lördag. Det är inte att säga att jag inte skulle ringa henne andra gånger under veckan, men varje lördag tog jag helt upp telefonen för att ringa henne. Schemaläggning handlar inte bara om arbete - det hjälper oss att forma oss till den person vi vill vara.
Använd anteckningar och varningar.
För alla som använder Apples kalender finns det en sektion längst ner för NOTER. Det finns också ett alternativ att infoga en plats. Gör dig själv en tjänst och börja behandla varje händelse som sin egen mapp. Så många gånger skulle jag skapa en händelse i min kalender och sedan behöva hänvisa till e-post eller textmeddelanden för att hitta en adress eller parkeringsanvisningar. När jag började hantera chefernas kalendrar blev det viktigt för mig att inkludera all nödvändig information i kalenderhändelsen eftersom de vanligtvis inte har tillgång till de e-postmeddelanden som skickades för att ställa mötet / lunchen / middagen. Det har varit tillfällen när min verkställande chef är på östkusten, och jag är fortfarande på västkusten. Om de har en 7am EST-händelse, kommer jag nog att sova. Om de har några frågor om var de ska gå och inte kan få hån av mig, kommer vi troligen att ha en dålig dag! Det blev viktigt att jag inkluderar all relevant information i kalenderhändelsen. Jag började göra det själv, och det har förenklat och effektiviserat min organisation på så många sätt. Jag behöver inte längre gräva genom gamla utbyten för att hitta vad jag letar efter. Använd också ALERT-funktionen som olika kalendrar erbjuder. Jag sätter alltid påminnelser att gå av en dag före varje händelse. Det får mig att tänka framåt och göra nödvändiga förberedelser.
Var realistisk i planeringen.
Alla brukade berätta för mig, LA är en drivande stad. Jag förstod inte vad det betydde förrän jag flyttade till LA. Låt mig avkoda: alla i LA kör överallt. De måste - allt sprids ut. Som ett resultat är LA berömd för trafik. På grund av detta har jag lärt mig att jag måste på allvar ta hänsyn till tiden på dagen när man ställer in möten. Sätter jag min verkställande i rusningstid Om MapQuest rapporterar enheten på trettio minuter, bygger jag vanligtvis 45 minuter till en timmes resa tid varje gång. Det är alltid bättre att kasta tiden än att schemalägga dig själv för hårt och uppleva den resulterande stressen - eller värre, fara. Att vara realistisk i planeringen är nödvändig för att hedra de åtaganden du gör. Jag är en stor homebody. Efter jobbet är allt jag vill göra i pyjamas och ladda från dagen. Jag brukade ställa in drycker och nätverksmöten efter arbete, och jag fann att jag också regelbundet avbröt dem. Men när jag satt morgonkaffe möten var jag mycket, mycket mer sannolikt att följa igenom. Var realistisk om dig själv och din miljö för att få ut mesta möjliga av din kalender.
Retrospektiv bedömning är nyckeln.
I slutet av varje vecka eller varje månad, ta en titt på din kalender. Hur skulle du betygsätta dig själv i dina schemalagda vanor för den månaden Följer du med allt du lägger på din kalender På vilka områden var det mest troligt att du avbryter eller omfördelat Var det en anledning till det Var ärlig mot dig själv - det är det bästa sättet att lära sig dina egna vanor. Kom ihåg - vår kalender kan forma vem vi vill bli, om vi släpper den. Om vi lär oss att hantera vår tid effektivt kan vi styra våra scheman istället för att låta våra scheman styra oss.